Офисный переезд — сложная задача. Нужно заранее упаковать мебель и оргтехнику, найти машину с опытными грузчиками. Также необходимо организовать работу так, чтобы в течение одного дня, в один или несколько заходов успеть все перевезти. Выполнить офисный переезд можно в два этапа.
Подготовка
В процессе подготовки необходимо:
- Изучить план помещения для переезда — с его учетом нужно посчитать рабочие места, технику и мебель, после чего определить, где в новом офисе будут располагаться вещи. Также необходимо заранее наметить число рабочих зон, уточнить количество оконных проемов и месторасположение коммуникаций, что даст возможность правильно упаковать имущество для каждого кабинета.
- Рассчитать примерный объем груза — это позволит подобрать транспортное средство с подходящими габаритами. Если переезд осуществляется на небольшое расстояние, можно использовать малотоннажную машину и выполнить 2 рейса. Если объем вещей требует больше 4 поездок, лучше заказать два автомобиля или один большой вместительности. Также желательно нанять бригаду грузчиков. Их количество зависит от предполагаемого объема работ.
- Разобрать мебель — это поможет избежать повреждений, обеспечить удобную загрузку и выгрузку. Перевозить мебель в собранном виде неудобно. Кроме этого, высок риск порчи имущества.
- Подобрать упаковку — материал должен обеспечить защиту оргтехники, мебели и других ценных предметов от пыли, грязи, влаги и повреждений. Подходящий вариант — стретч-пленка или листы гофрокартона.
- Выполнить маркировку — на коробки и упаковочные материалы желательно нанести обозначения, чтобы грузчикам было легче ориентироваться, в какой части помещения размещать имущество.
Выполнение перечисленных действий существенно упростит процесс доставки вещей в новый офис.
Переезд
Этап имеет много особенностей и нюансов. Чтобы избежать проблем, необходимо назначить ответственных из числа сотрудников. Они сопроводят переезд и проконтролируют работу грузчиков. В старом помещении должны находиться только те, кто будет заниматься выносом и погрузкой имущества. Незадействованным сотрудникам можно поручить другую работу. Например, подготовить новое помещение к приезду — на входе разместить указатели и подписать каждый кабинет, чтобы вещи сразу заносили в нужное место. Также не следует мешать грузчикам. Сотрудники мувинговых компаний знают свою работу, поэтому сделают ее быстро и качественно.
После заноса имущества нужно собрать и расставить мебель, подключить офисную технику и убрать помещение. Сделать все перечисленное можно собственными силами или с привлечением сторонних работников. Специализированные компании, кроме переезда, оказывают сопутствующие услуги по сборке мебели, уборке, вывозу мусора и ненужных вещей.
Как избежать проблем?
Все предусмотреть невозможно, но, если действовать грамотно, большинства проблем можно обойти. Специалисты дают несколько важных рекомендаций:
- Внимательно выбирайте дату — сложнее всего найти машину с грузчиками перед праздниками, в конце или начале месяца. Мувинговые компании в это время загружены заказами, и у них не остается свободного времени. Если в другие дни организовать переезд не получается, договаривайтесь заранее.
- Избегайте вечерних переездов — плохая видимость на дорогах и усталость грузчиков сказываются на качестве работы. Увеличивается риск порчи имущества или утери вещей.
- Тщательно выбирайте перевозчика — избегайте сотрудничества с компаниями, услуги которых стоят существенно меньше, чем у конкурентов. Результат будет соответствующим. Рассматривайте несколько вариантов перевозчиков. Делайте акцент на качестве обслуживания.
- Изучите пункты договора, которые связаны со страховкой — мало кто берет на себя ответственность за порчу имущества. Как правило, страхуются риски, связанные с перевозкой, но они не распространяются на погрузо-разгрузочные работы.
- Не верьте отзывам, которые есть на сайте перевозчика — комментарии контролируются, негативные сразу удаляются, а положительные пишутся на заказ. Если интересуют реальные отзывы, их можно найти на независимых ресурсах.
Специалисты также советуют обращать внимание на правильную упаковку имущества. Нужно заранее найти коробки и купить подходящий материал. Папки и бумаги упаковываются отдельно. Мониторы и другую хрупкую электронику желательно обернуть пузырьковой пленкой, после чего поместить в коробки. Растения перевозятся в открытой таре и закрепляются внутри салона машины.
Перечисленные рекомендации нельзя назвать сложными. Их соблюдение снизит риски, связанные с офисным переездом и наймом недобросовестных работников.